<Membandingkan dan Mengabungkan Beberapa Dokumen Sekaligus

Era saat ini adalah era kerja tim. Satu pekerjaan dikerjakan bersama-sama oleh beberapa orang sekaligus. Demikian pula dalam membuat sebuah dokumen, laporan misalnya, seringkali dibuat lebih dari satu orang. MS Word 2003 menyediakan fasilitas untuk membandingkan dan mengabungkan dokumen yang dibuat oleh beberapa orang dengan cepat dan mudah.

Misalkan tim kerja Anda yang terdiri dari 10 orang diminta untuk membuat laporan akhir proyek. Setiap orang memiliki tugasnya masing-masing sehingga mereka harus membuat laporan untuk setiap tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Agar laporan ini cepat selesai dibuat, maka masing-masing orang bekerja dalam waktu yang sama. Setelah masing-masing laporan selesai dibuat, maka langkah terakhir adalah mengabungkan masing-masing laporan menjadi satu laporan yang lengkap.

Dengan menggunakan MS Word 2003, pekerjaan membuat laporan yang dikerjakan rame-rame dapat dibuat dengan mudah dan cepat. Ikuti langkah-langkah berikut ini.

Langkah 1. Membuat format laporan yang sama untuk setiap laporan.

Buat terlebih dahulu sistimatika untuk keseluruhan laporan. Dengan menggunakan fasilitas style and formatting buat pula style untuk tiap-tiap bagian laporan ini. Dengan fasilitas ini maka setiap laporan akan memilik format dan style yang seragam. Cara untuk membuat style dan formatting adalah sebagai berikut:

1. Buat dokumen baru. Klik menu Format>Style and Formatting. Langkah ini akan membuka task pane Style and Formatting.Gambar 1. Menu Style and Formatting untuk menampilkan taks pane Style and Formatting
2. Klik tombol New Style.Gambar 2. Membuat Style baru dari task pane Style and Formatting
3. Di dalam kotak dialog New Style ini Anda dapat mebuat style dan format dokument. Beri nama style di kotak teks Name:, misal Judul Bab. Atur juga format yang lain, misalnya: bentuk font, ukuran font, spasi, jarak antar paragraf, dan pengaturan-pengaturan yang lainnya. Setelah semua pengaturan selesai, klik tombol OK.Gambar 3. Membuat style baru
4. Ulangi langkah-langkah ini untuk format yang lain, misalnya: sub bab, subsub bab, body teks, keterangan gambar, dan lain sebagainya.
5. Di dalam taks pane akan muncul style baru yang telah Anda buat tadi.Gambar 4. Daftar style yang baru dibuat
6. Atur pula ukuran kertas, margin halaman, nomor halaman, dan pengaturan halaman lainnya.
7. Simpan dokumen. Beri nama pada dokumen ini, misalnya: template-laporan.doc.
   1. Buka laporan yang akan dijadikan sebagai basis untuk laporan-laporan yang lain. Misalnya, laporan bagian pendahuluan atau bagian yang paling awal.
   2. Klik menu Tools>Compare and Merge Documents.Gambar 5. Menu Compare and Merge Documents untuk menggabungkan dokumen
   3. Di dalam kotak dialog Compare and Merge Documents, pilih file yang akan digabungkan.
   4. Klik panah kecil yang ada di samping kanan tombol Merge. Tersedia beberapa pilihan dan pilih sesuai dengan kebutuhan Anda.Gambar 6. Memilih dokumen yang akan digabungkan.
   5. Teks dari bagian laporan yang baru akan diberi warna, warna ini menunjukkan bahwa teks tersebut adalah dari bagian lain. Koreksi atau komentar juga akan dimasukkan ke dalam dokumen ini.Gambar 7. Teks yang baru dimasukkan akan diberi warna
   6. Ulangi langkah-langkah ini untuk laporan-laporan yang lain, hingga seluruh laporan telah digabungkan menjadi satu bagian yang lengkap.
   7. Periksa kembali laporan lengkap tersebut. Perhatikan kalau-kalau masih ada bagian yang belum dimasukkan.
   8. Untuk menerima setiap bagian laporan atau komentar, letakkan kursor/pointer pada teks yang berwarna. Klik tombol kanan mouse. Pada menu yang muncul pilih Accept Insertion.Gambar 8. Menerima penambahan teks dari dokumen lain
   9. Untuk menerima seluruh teks sekaligus, klik tombol [Accept changes] yang ada di dalam toolbar Reviewing. Jika toolbar ini belum muncul, klik menu View>Toolbars>Reviewing. Perhatikan gambar di bawah ini.Gambar 9. Menerima seluruh teks sekaligus
   10. Sampai langkah ini isi laporan sudah lengkap.
   1. Bagikan kembali dokument tersebut ke setiap anggota tim untuk mengkoreksi kembali.
   2. Setiap anggota tim boleh melakukan editing, perbaikan, atau memberi komentar pada dokumen tersebut.
   3. Setiap laporan di-save dengan nama lain (Save as).
   4. Laporan yang sudah dikoreksi dikembalikan ke koordinator laporan. Koordinator laporan dapat mengabungkan kembali hasil editing, koreksi, dan komentar menjadi satu dokumen yang utuh. Lakukan kembali urutan langkah pada Langkah 3.

Cara untuk menggunakan style ini mudah sekali. Buka file template_laporan.doc. Klik menu Format>Style and Formatting untuk membuka taks pane Style and Formatting. Klik style judul bab yang ada di daftar style. Letakkan kursor di mana Anda akan menuliskan teks, misalnya teks untuk judul bab. Ketikkan judul bab laporan tersebut. Klik style sub bab, kemudian ketikkan teks sub bab-nya. Lakukan langkah yang sama untuk bagian-bagian yang lainnya.

Tuliskan pula seluruh sistematika lengkap laporan dalam dokumen tersebut. Sistematika ini memudahkan setiap anggota tim untuk menuliskan laporannya pada tempat yang telah disediakan.

Langkah 2. Masing-masing anggota tim membuat laporan

Langkah berikutnya adalah membagikan template_laporan.doc ke masing-masing anggota tim. Setiap anggota tim diminta membuat laporan untuk masing-masing bagian pada tempat yang telah disediakan. Jelaskan pula bagaimana menggunakan style yang telah disediakan. Setelah laporan selesai, simpan file tersebut dengan nama lain, yaitu nama spesifik yang menunjukkan bagian laporan, misal laporan_pendahuluan.doc. Nama ini penting agar setiap bagian laporan memiliki nama yang berbeda-beda. Sebelum laporan dikumpulkan ke koordinator laporan, pastikan bahwa para anggota tim telah mengkoreksi kembali laporan tersebut. Langkah ini akan memudahkan dalam editing laporan lengkap.

Langkah 3. Menggabungkan masing-masing laporan menjadi satu laporan lengkap

Semua laporan dari masing-masing bagian dikumpulkan ke koordinator laporan. Tugas koordinator ini adalah menggabungkan seluruh laporan menjadi satu laporan lengkap.

Langkah 4. Mengkoreksi kembali laporan yang sudah lengkap

Tidak ada gading yang tak retak, kata sebuah pepatah. Demikian pula dengan dokumen yang telah kita buat. Meskipun seluruh anggota tim telah bekerja maksimal, mungkin saja masih ada bagian-bagian dokumen yang kurang. Oleh karena itu alangkah baiknya kalau dokumen akhir laporan dikoreksi kembali.

Mudah dan cepat bukan..? Selamat mencoba.

[isroi]